Définition

Les services généraux désignent le département qui exécute les missions nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, mais qui ne relèvent pas la raison de son activité principale, à l’exclusion de la gestion des ressources humaines et des services financiers.

Dans les années 1980, la quasi-totalité des services proposés étaient alors réalisés en interne. C’est dans les années 1990 que certaines grandes entreprises commencent à avoir recours à des prestataires pour assurer des services tels que le nettoyage ou encore la restauration.

En ce qui concerne la maintenance technique des bâtiments, ou encore la gestion du courrier, les entreprises se montrent encore aujourd’hui relativement réticentes à l’idée de ne pas les réaliser elles-mêmes.

Depuis une vingtaine d’année se sont développées de nombreuses sociétés multi-services qui proposent aux entreprises d’assurer la quasi-totalité de leurs prestations afin de leur permettre de se concentrer sur leur « cœur de métier ». On peut citer en exemple l’entretien des locaux et des espaces verts, la sécurité ou le support informatique …

Les personnes s’occupant des services généraux ont souvent des profils polyvalents, compétents dans des domaines techniques et administratifs.

Exercer dans les services généraux

L’influence et les missions du/de la responsable des services généraux diffère grandement selon la taille et le secteur d’activité de l’entreprise dans laquelle il/elle travaille.

Dans une petite structure, dans laquelle les équipements et l’importance du patrimoine sont parfois limités, il/elle exercera des activités plus polyvalentes et pourra être directement rattaché(e) à la direction générale de l’entreprise.

Dans une structure plus importante, dans laquelle il existe davantage de services (dédiés à la paie par exemple), le/la responsable des services généraux aura davantage de responsabilités et de personnes à encadrer.

Le chargé des services généraux travaille dans tout type d’entreprise, petite, moyenne et grande. On le rencontre dans les secteurs très variés du commerce, de l’industrie et des services, dans une entreprise spécialisée « services généraux » qui offre ses prestations à d’autres entreprises, dans l’Administration et les services publics (ministère, hôpital, mairie, musée…).

Domaines de compétence et missions

Les domaines sont variés et non limités, ils dépendent de la taille, de l’activité, et de la localisation d’une entreprise. En voici une liste, non exhaustive :

• gestion des risques : espionnage, risques naturels ;
• logistique : courrier, livraisons, stockage, archivage, transport du personnel, véhicules de service ;
• sécurité des biens, des personnes, des données. Gardiennage, gestion des clefs et contrôle d’accès ;
• maintenance du matériel, des locaux, des espaces verts, des ascenseurs ;
• gestion des déchets ;
• économat : achats, appels d’offres, fournitures, consommables pour imprimantes par exemple ;
• communication interne ou externe, système de visioconférence ;
• service d’accueil des visiteurs et standard téléphonique ;
• restauration du personnel ;

Les services généraux aujourd’hui

Dans la suite des récentes politiques en matière d’environnement, on observe l’apparition de nouvelles compétences notamment en matière de développement durable : norme HQE, réduction de la consommation d’énergie, etc..

La qualité de vie au travail est un sujet de plus en plus présent et important dans les entreprises aujourd’hui. L’optimisation des budgets, l’augmentation de la qualité de service interne, le bien-être de ses salariés et le développement de façon efficace de ses actifs sont des enjeux désormais stratégiques pour les entreprises. Parallèlement au développement des nouveaux modes de travail, elles désirent mettre en place des habitudes, des rythmes et des technologies nouvelles, tout en respectant les exigences sociales et législatives, ainsi que les bonnes pratiques environnementales.

Les services généraux ont ainsi évolué de métiers d’intendance vers des métiers à fortes responsabilités faisant appel à des compétences variées.

–      Garantie de la sécurité des biens et des personnes dans l’entreprise : Veiller à l’application des règles d’hygiène, d’entretien et de sécurité dans le respect des exigences en matière de responsabilité sociétale et de développement durable, planifier et encadrer les interventions d’installation, d’aménagement, de maintenance et de surveillance (outils informatiques, climatisation, photocopieurs…), définir et optimiser les plans de maintenance des équipements (électriques, CVC [chauffage, ventilation, climatisation]…), contrôler les équipements et les locaux afin qu’ils respectent la réglementation en vigueur et garantissent la sécurité des personnes et des biens, programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d’évacuation, alarmes incendie, formations incendie…), contrôler les habilitations des collaborateurs et leurs droits d’accès.

–      Optimisation de la gestion et de l’utilisation des infrastructures ainsi que des outils de travail adaptés aux collaborateurs : préparer les équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs (matériel informatique, codes d’accès…), organiser et superviser les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail ainsi que les différents événements au sein de l’entreprise, gérer l’approvisionnement et les stocks, assurer le suivi de la maintenance et de l’entretien des locaux, être responsable des travaux et de la négociation des contrats tout en respectant les réglementations en vigueur (nettoyage, courrier, reprographie, coursiers, accueil…).

–      Optimisation des infrastructures de l’entreprise en fonction des contraintes budgétaires, participer à l’élaboration du plan de maintenance de l’établissement, élaborer des tableaux de bord concernant l’activité de l’entreprise (suivi budgétaire et financier)

–      Management de l’équipe moyens généraux : organiser les moyens humains nécessaires en fonction des besoins des différents services, animer des réunions de travail en tant que manager, et maintenir une cohésion d’équipe, réaliser un reporting de ses activités ainsi que des activités de son équipe.